Organisaatiossamme siirryttiin O365-maailmaan alkusyksystä. Sen myötä sähköpostiin tulee viikoittain ja pyytämättä lahjomaton analyysi työntekijän ajankäytöstä Microsoft Viva -nimiseltä sovellukselta – eikä sen viestin sisältö ole ainakaan minun tapauksessani kovin imarteleva. Analysoituaan kalenterini Viva on nimittäin vakuuttunut siitä, että minulla ei ole tarpeeksi keskeytyksetöntä työaikaa. Meneepä sovellus jopa niin pitkälle, että ehdottelee sellaisia jaksoja lisättäväksi kalenteriini. Aluksi ohitin tämän tungettelevan huomauttelijan analyysit olankohautuksella, mutta kun sama viesti toistuu viikosta toiseen, en voi kieltää, ettei se laita jo hieman miettimään. Voisiko Viva olla jonkin jäljillä näissä huomioissaan?
Paljon puhutaan työn pirstaloitumisesta, varsinkin tietotyön alalla. Koronapandemia tuuditti meidät kaikki jotenkin ruususen uneen sikäli, että moni normaali asia myös työelämässä muuttui tai loisti poissaolollaan. Työn luonne ja sisältö olivat korona-aikana aivan toisenlaiset kuin koskaan aikaisemmin. Nyt kun pandemia on hieman hellittänyt, taas mennään. Oma orientoituminen ja takaisin entiseen työrytmiin pääseminen on tuntunut jotenkin työläältä. Erilaisia ja erilaajuisia projekteja on paljon ja samanaikaisesti, deadlinet tuntuvat aina lähestyvän liian aikaisin, ja sähköinen kalenteri täyttyy mm. erilaisten työryhmien ja koulutusten kalenterivarauksista. On siis myönnettävä, että jossain määrin Viva on oikeassa: keskeytyksetöntä työaikaa edes pariksi tunniksi yhden työpäivän aikana on toisinaan hankala järjestää. Miten tämä vaikuttaa työn tekemiseen, sen laatuun ja ennen kaikkea uuden kehittämiseen ja ideoimiseen, luovuuteen?
Paitsi että luovuus pakostakin kärsii, keskeytyksettömän työajan puuttuminen johtaa helposti myös sisäisen kaaoksen tunteen lisääntymiseen. On ahdistava tunne, kun työ ei ole täysin hallinnassa, selkeää ja hyvin jäsenneltyä. Aloitettuja töitä ei saa todellakaan tehtyä kerralla loppuun, ja aina on monta asiaa kesken samanaikaisesti. Pahimpina päivinä olo on kuin jonglöörillä, joka pinnistelee pitääkseen kaikki pallot ilmassa tai ylipäätään liikkeessä.
Erilaiset palaverit ja parin tunnin koulutukset rytmittävät työpäivää, ja niiden väliajalla uuttera työntekijä yrittää ehtiä hoitaa muita juoksevia asioita, jotka myös vaatisivat oikeasti sitä aikaa pysähtyä ja kunnollista paneutumista. Aivan liian usein tulee harrastettua sitä kuuluisaa multitaskingia (vai pitäisikö sanoa multipaskingia). Joudun tunnustamaan, että esim. etäkoulutuksen aikana hoidan ainakin miljoonaa muuta asiaa. Näin ei kyllä keskity käsiteltävään aiheeseen täysipainoisesti. Sähköpostiviestitkin vaativat muka välitöntä huomiota ja reagointia. Tuloksena on järjestäytymätöntä kaaosta siellä ja täällä, myös oman pään sisällä. Kaikkea on mukamas edistetty, mutta puolivillaisesti, mutta hei, onpahan tehty edes jotain! Ei, näin ei saisi eikä pitäisi olla. Jos ja kun työpäivä on rikkonainen, olokin on epämiellyttävä, kun mieli ja kroppa käyvät ylikierroksilla. Pahimmassa tapauksessa työpäivän hektisyys seuraa mukana kotiin ja vapaa-ajallekin, jonka pitäisi olla pyhitetty työstä ja työpäivästä palautumiselle.
Sisäisten, omasta itsestä nousevien keskeytysten lisäksi ulkoiset keskeytykset rikkovat työpäiviemme rytmiä. Tutkimukset osoittavat, että keskeytys väärällä hetkellä voi sotkea ajatukset liki varttitunniksi, mikä on omiaan lisäämään kiireen tuntua ja stressiä. Keskeytykset ovat väistämättömiä varsinkin avokonttoreissa, joita nykyään taidetaan suosia. Näissä on monta työntekijää jakamassa samaa työhuonetta, eikä omaa henkilökohtaista ja määriteltyä työpistettä välttämättä ole. Monet työn keskeytykset ovat toki välttämättömiä ja tarpeellisia, useimmat eivät. Tietotyötä tekevälle rauhallisen työtilan ja työskentelyn takaaminen tällaisissa olosuhteissa onkin oma haasteensa. Jokainen työyhteisö on varmasti miettinyt omat ratkaisumallinsa asiaan. Meidän työyhteisössämme tähän on herätty kunnolla tänä syksynä, ja keinot ovat vielä itse kullakin vähän hakusessa. Hiljainen työtila, jonka saamme kohtapuoliin käyttöön, tulee varmasti tarpeeseen paitsi asiakkaille, myös työntekijöille – eikä hetkeäkään liian aikaisin. Etäkokousten ja -koulutusten aikana tällaiselle rauhalliselle, keskittymisrauhaa tarjoavalle työtilalle on todellakin tarvetta avokonttorimaailman melskeessä ja äänisaasteessa.
Keskeytysten hallinta ja keskeytyksettömän työajan tarjoaminen itselle ja muille on myös osa työhyvinvointia. Työn viimeisteleminen ja loppuunsaattaminen ovat tärkeitä ”palkintoja” työntekijälle. Organisaatioiden kuuluisi tarjota työntekijöilleen mahdollisuus voida hyvin, olla luovia ja hallita omaa työtään ja ajankäyttöään. Puhutaan kognitiivisesta ergonomiasta, jonka keinojen avulla voidaan vähentää varsinkin tietotyöhön kuuluvaa kuormitusta ja sitä kautta lisätä hyvinvointia työssä ja työpaikoilla. Käytännössä se tarkoittaa työn parempaa suunnittelua, työympäristön järjestämistä sekä sellaisia työskentelytapoja, jotka vähentävät kuormitusta ja edistävät palautumista. Esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen julkaisusta tästä voi lukea tarkemmin, kannattaa ehdottomasti perehtyä!
On siis syytä pysähtyä pohtimaan ajan kanssa, millaisia keinoja hallita keskeytyksiä voisi olla käytettävissä omassa arjessa, varsinkin jos kokee keskeytykset kuormittavina. Olisi tärkeää hallita nimenomaan sekä niitä sisäisiä että ulkoisia keskeytyksiä. Omalla kohdallani on auttanut se, että pidän joka päivä eräänlaisen ajanhallintahetken, jolloin kokoan paitsi ajatukseni, myös työpäivän tai -viikon tavoitteet ja deadlinet, sekä suunnittelen edes karkealla tasolla oman tekemiseni. Otan homman niin sanotusti kokonaisvaltaisesti haltuun tietoisesti valittuna hetkenä. Pysähdy siis sinäkin miettimään, millaisia keinoja keskeytysten hallintaan sinulla voisi olla?
Kati Pyhtilä
Tervolan kirjasto
Kuvat: Pixabay, WordPress
Kirjava kirjasto 